Probleem- en context analyse 

Vooronderzoek 
De afdeling P&O Service en Support van het Universitair Medisch Centrum Groningen (UMCG) bestaat uit ongeveer 80 medewerkers, verdeeld over verschillende specialistische teams. Binnen deze afdeling werken onder andere personeelsconsulenten, medewerkers personeel en administratie, salarisexperts en functioneel beheerders. Hoewel iedereen onder dezelfde afdeling valt, werkt ieder team grotendeels op zichzelf. Hierdoor ontbreekt het vaak aan onderlinge afstemming en samenwerking, wat ertoe leidt dat medewerkers weinig zicht hebben op elkaars werkzaamheden en taken soms dubbel worden uitgevoerd. Deze werkwijze is typerend voor hoe het team de afgelopen jaren functioneerde: ieder werkte op zijn eigen eiland, zonder veel samenwerking of kennisdeling. 

Probleem 
Sinds kort is er binnen de afdeling een nieuwe leidinggevende, Wim. Hij heeft een duidelijke visie voor ogen: hij wil afstappen van het traditionele werken en toewerken naar een cultuur waarin leren, samenwerken en eigenaarschap centraal staan. Om dit te realiseren, stuurt hij aan op het creëren van zelfsturende teams en het doorbreken van de huidige eilandstructuur binnen de afdeling. Wim vindt het belangrijk dat medewerkers niet langer afhankelijk zijn van hem als leidinggevende voor het nemen van beslissingen of het aandragen van verbeteringen, maar dat zij juist zélf verantwoordelijkheid nemen en actief bijdragen aan de ontwikkeling van de organisatie. 

Om deze cultuurverandering te ondersteunen, is de zogenoemde KOP-groep in het leven geroepen. Vanuit de verschillende teams nemen medewerkers deel aan deze groep, waarin gewerkt wordt aan organisatieontwikkeling. Deelname is geheel vrijwillig. Je mag erin en uit wanneer je wil, zodat medewerkers daar zijn vanuit intrinsieke motivatie en niet omdat het moet. De deelnemers krijgen opdrachten mee die zij in hun eigen KOP-groep team uitvoeren, waarna de voortgang maandelijks gezamenlijk wordt besproken. Met deze werkwijze hoopt Wim de onderlinge samenwerking te bevorderen en medewerkers actief te betrekken bij het veranderproces. 

Ondanks deze eerste concrete stappen richting verandering, ervaart Wim dat de samenwerking binnen de afdeling nog steeds stroef verloopt. Hij ziet dat er onvoldoende onderling vertrouwen is en merkt dat medewerkers zich niet altijd vrij voelen om ideeën te delen of om zich uit te spreken over elkaars werkzaamheden. Een veelzeggend voorbeeld hiervan is dat collega’s die tijdelijk bij een ander team werken, door hun eigen team als ‘overloper’ worden bestempeld. Dit wijst op een gebrek aan openheid en psychologische veiligheid: een basisvoorwaarde voor goede samenwerking. Wim realiseerde zich dat, zolang deze veiligheid ontbreekt, is echte verandering niet mogelijk.  

In de eerste instantie richtte het onderzoek zich op communicatie binnen de afdeling: in hoeverre draagt de huidige communicatiestijl bij aan het behalen van de gewenste resultaten en wat kan hierin verbeterd worden? Ook werd het concept ‘samenwerkend leren’ onderzocht als mogelijke ingang. In overleg met de projectcoach en Wim zelf werd geconcludeerd dat deze thema’s niet tot de kern van het probleem hoorden. Het echte knelpunt leek te liggen bij de mate waarin medewerkers zich veilig voelen om zich uit te spreken, vragen te stellen en fouten te maken zonder angst voor negatieve gevolgen. Daarom verschoof de focus van het onderzoek naar het onderwerp psychologische veiligheid, vanuit de overtuiging dat dit een voorwaarde is voor goede samenwerking binnen de afdeling. Wat dit vraagstuk extra uitdagend maakt, is dat het zich bevindt in het complexe domein van het Cynefin framework van Snowden. We hebben in dit vraagstuk te maken met menselijk gedrag en interactie en verschillende perspectieven spelen ook een grote rol. Daarnaast kan het probleem niet direct opgelost worden. Het kost tijd en vraagt om een structurele aandacht.  

Het onderzoek wordt uitgevoerd door een groep studenten in de rol van adviesonderzoekers. Zij nemen maandelijks deel aan de bijeenkomsten van de KOP-groep vergaderingen en hebben via een intern account toegang tot alle medewerkers binnen de afdeling P&O. Door middel van interviews, enquêtes en observaties wordt de mate van psychologische veiligheid in kaart gebracht aan de hand van het model van Timothy R. Clark. Dit model onderscheidt vier fasen: Inclusion Safety (de mate waarin mensen zich geaccepteerd en erbij horend voelen), Learner Safety (de ruimte om te leren en fouten te maken), Contributor Safety (de vrijheid om actief bij te dragen) en Challenger Safety (de veiligheid om bestaande processen ter discussie te stellen). Op basis van de resultaten wordt een diagnostisch adviesrapport opgesteld, waarin concrete aanbevelingen worden gedaan om de psychologische veiligheid binnen de afdeling te versterken.  

Huidige situatie 
Op dit moment is er sprake van een cultuur waarin er niet écht wordt samengewerkt. Wat leidt tot een gebrek aan afstemming, weinig tot geen inzicht in elkaars projecten/werkzaamheden en soms worden zelfs projecten dubbel uitgevoerd. De samenwerking op P&O service en support verloopt stroef. De KOP-groep is bedoeld om zichtbaar verandering brengen, maar het heeft nog niet helemaal het gewenste effect. De leidinggevende staat centraal en wordt nu vooral nog ingezet om informatie door te spelen naar de rest van het team.  

Gewenste situatie 
Een cultuur waarin leren, samenwerken en eigenaarschap centraal staat. Medewerkers werken niet meer geïsoleerd, maar juist in de vorm van zelfsturende teams met open communicatie en kennisdeling. Psychologische veiligheid vormt hierin de basis: medewerkers voelen zich vrij om fouten te maken en kritische vragen te stellen. De leidinggevende hoeft niet meer centraal te staan. Medewerkers nemen zelf verantwoordelijkheid en tonen intiatief. De KOP-groep wordt effectief ingezet om organisatieontwikkeling te stimuleren met actieve betrokkenheid van de medewerkers.   

 

 Doel- en vraagstelling 

De onderzoeksvraag luidt: 

Wat is de huidige mate van psychologische veiligheid binnen de afdeling P&O Service en Support bij het UMCG? 

Doelstelling: 

Het doel van dit onderzoek is om inzicht te krijgen in de huidige mate van psychologische veiligheid binnen de afdeling P&O Service & Support. Op basis van deze inzichten worden aanbevelingen gedaan om de psychologische veiligheid te versterken, met als uiteindelijk doel het verbeteren van de samenwerking binnen het team. 

 

De bijbehorende deelvragen: 

• Wat is psychologische veiligheid? 

• Hoe meet je psychologische veiligheid?